仕事の生産性を4倍にする方法とは

生産性の課題とは

 日本のホワイトカラーの生産性は、欧米に比べて低いと叫ばれ続けられています。一向に改善されていないのが現状です。

 日本では、毎年、年末に多くの手帳が売れています。この手帳だけで間に合わないで、サブノートで仕事の管理をしています。複数で管理をしています。それでも、予定通りに仕事が進みませんよね。

 何故なのでしょうか。

 人は、仕事をしながら、ふと思い出して、今やっている仕事とは関係のないことをいろいろと考えがちです。そうなりますと気になり、仕事を中断して、気になったことをすることがよくあります。

 気になったことをメモ書きしたりし、仕掛中の仕事に戻ります。

 途中で電話があったり、急に会議に呼び出されたりもあるでしょう。
 それ以外に、仕事中にプライベートのことで中断することもあるでしょう。

 これでは仕事の生産性が上がりませんよね。

解決策はあるのか

 仕事の生産性を上げる方法があるのかということになります。

 答えは、あります。

 それは、GTD(Getting Things Done)という「物事を成し遂げる」手法です。

 その方法は、個人の心理的負担を減らして、仕事の生産性を上げるため、5つの手順で毎日行います。

 個人の心理的負担を減らすには、頭の中にある仕事や家庭を含むプライベートのことをすべて、書き出します。すると、頭がすっきりして、リストに基づいて仕事をすることに集中できるのです。

 このGTDは、「思い出す」という非効率的な作業を減らすことにあります。

 途中の割り込みは、その都度、リストを修正して行けばいいのです。ストレスが減りますよね。

 プロジェクトのように多くの仕事の場合は、順次、仕事の詳細が分かった時点でリスト化します。

 GTDは、公私の仕事でやらなければいけない作業を明確にして、順次に処理をしていくということです。

どのようにすればいいのか

5つの手順とは

 1 収集
 2 処理
 3 整理
 4 見直し
 5 実行

 収集とは、公私問わずに、やらなければいけないこと、気になることすべてを紙などに書き出します(期間は何カ月先までもよい)。

 頭の中にあったもやもやがなくなり、着実に作業を進めていくことができます。

 処理とは、仕事を分類して、リスト化します。

 その仕事が、2分以内で出来る場合は、直ぐにやります(2分ルール)。

 今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手します。「次のアクション」のリストへ。

 今すぐしなくてもよいものは、後でします。「カレンダー」のリストへ。

 自分でしなくてもいいものは、人に任せます。任せたら「連絡待ち」のリストへ。

 複雑なものは、計画を立てますので、計画的に見直しますので「プロジェクト」のリストへ。

 今行動しなくてよいものは、「資料」リストへ。

 いつかやる仕事としてあたためておくものは、「いつかする」リストへ。

 不要なものは捨てて忘れます。ゴミ箱へ。

 この分類は、一例です。その人の仕事に合わせて分類してください。

 整理とは、リストを自身のスケジュール管理に使っているツール(システム手帳など)に入れ込みます。
 今日やる仕事の順に並べます。

 見直しとは、仕事の推進状態をみて、完了の可能かどうか検討して、仕事を見直します。

 実行とは、リストアップした「仕事」を順次に実行していくことです。

 GTDに関するコンピューターソフトはいろいろとあります。
 気に入ったものを選ばれるといいと思います。

最後までお読みくださり
ありがとうございます。

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