生産性の課題とは
日本のホワイトカラーの生産性は、欧米に比べて低いと叫ばれ続けられています。一向に改善されていないのが現状です。
日本では、毎年、年末に多くの手帳が売れています。この手帳だけで間に合わないで、サブノートで仕事の管理をしています。複数で管理をしています。それでも、予定通りに仕事が進みませんよね。
何故なのでしょうか。
人は、仕事をしながら、ふと思い出して、今やっている仕事とは関係のないことをいろいろと考えがちです。そうなりますと気になり、仕事を中断して、気になったことをすることがよくあります。
気になったことをメモ書きしたりし、仕掛中の仕事に戻ります。
途中で電話があったり、急に会議に呼び出されたりもあるでしょう。
それ以外に、仕事中にプライベートのことで中断することもあるでしょう。
これでは仕事の生産性が上がりませんよね。
解決策はあるのか
仕事の生産性を上げる方法があるのかということになります。
答えは、あります。
それは、GTD（Getting Things Done）という「物事を成し遂げる」手法です。
その方法は、個人の心理的負担を減らして、仕事の生産性を上げるため、５つの手順で毎日行います。
個人の心理的負担を減らすには、頭の中にある仕事や家庭を含むプライベートのことをすべて、書き出します。すると、頭がすっきりして、リストに基づいて仕事をすることに集中できるのです。
このGTDは、「思い出す」という非効率的な作業を減らすことにあります。
途中の割り込みは、その都度、リストを修正して行けばいいのです。ストレスが減りますよね。
プロジェクトのように多くの仕事の場合は、順次、仕事の詳細が分かった時点でリスト化します。
GTDは、公私の仕事でやらなければいけない作業を明確にして、順次に処理をしていくということです。
どのようにすればいいのか
５つの手順とは
１ 収集
２ 処理
３ 整理
４ 見直し
５ 実行
収集とは、公私問わずに、やらなければいけないこと、気になることすべてを紙などに書き出します（期間は何カ月先までもよい）。
頭の中にあったもやもやがなくなり、着実に作業を進めていくことができます。
処理とは、仕事を分類して、リスト化します。
その仕事が、２分以内で出来る場合は、直ぐにやります（２分ルール）。
今すぐしたほうがよいものは、今やっている仕事の次に着手します。「次のアクション」のリストへ。
今すぐしなくてもよいものは、後でします。「カレンダー」のリストへ。
自分でしなくてもいいものは、人に任せます。任せたら「連絡待ち」のリストへ。
複雑なものは、計画を立てますので、計画的に見直しますので「プロジェクト」のリストへ。
今行動しなくてよいものは、「資料」リストへ。
いつかやる仕事としてあたためておくものは、「いつかする」リストへ。
不要なものは捨てて忘れます。ゴミ箱へ。
この分類は、一例です。その人の仕事に合わせて分類してください。
整理とは、リストを自身のスケジュール管理に使っているツール（システム手帳など）に入れ込みます。
今日やる仕事の順に並べます。
見直しとは、仕事の推進状態をみて、完了の可能かどうか検討して、仕事を見直します。
実行とは、リストアップした「仕事」を順次に実行していくことです。
GTDに関するコンピューターソフトはいろいろとあります。
気に入ったものを選ばれるといいと思います。
最後までお読みくださり
ありがとうございます。
